Ana Sayfa | Yazarlar
 |
Print Al |
Toplantılar iş hayatımızın vazgeçilmez bir parçasıdır. Yerinde, zamanında ve kurallarına uygun olarak yapıldığında birçok fayda sağlamaktadır. Toplantılar; ekip ruhunun gelişmesi, katılanların birbirlerini daha iyi tanıması, olaylara farklı noktalardan bakabilmeyi ve birlikte en doğru çözümü bulmayı kolaylaştırır.
Toplantılar kurallarına uygun yapılmadığında ise; çözümsüzlük, vakit kaybı, yönetici ve çalışanlarda rahatsızlık oluşturur. Bu durumda orta ve daha alt kademelerdeki kişiler "dinleyici" veya figüran rolünü benimser, çözüm yerine bilinen çözümler tekrarlanır ve yeni bir fikir ortaya çıkmaz. Verimli toplantılar için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir;
Toplantı gündemi önceden katılımcılar ile paylaşılmalıdır. Katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelmeleri talep edilmeli ve hazırlık için ihtiyaç duyulan bilgi ve raporlar katılımcılara ulaştırılmalıdır.
Toplantı kurallarına herkes uymalıdır. Özellikle konuşma sürelerine uyulmalı ve gündem dışı konulara girilmemelidir.
Toplantı yapılacak mekan uygun olmalıdır. Masa ve sandalye düzeni, havalandırma, ışıklandırma, su, dosya ve not defteri gibi tüm ihtiyaçlar tam olarak giderilmiş olmalıdır.
Katılımcılar aynı dilden konuşmalı ve aynı terminolojiyi kullanmalıdır. Katılımcıların aynı frekanstan konuşmaları, toplantı öncesi dağıtılacak hazırlık notları ile sağlanabilir. Belirli bir kelime, kavram ve terimin katılımcıların tümünde benzer çağrışımlar yapması tartışmaları anlamlı kılar.
Toplantılar gelecek yönelimli olmalıdır. Toplantılarda geçmişin sorunları kısaca ele alınıp analiz edildikten sonra gelecekte yapılması gerekenler değerlendirilmeli ve buna yönelik kararlar alınmalıdır.
Katılımcı sayısının fazla olmamasına dikkat edilmelidir. Bir zorunluluk yok ise katılımcı sayısı on kişiyi aşmamalıdır.
Toplantı süresi önceden belirlenmelidir. Sürenin bir saati aşmamasına dikkate edilmelidir.
Toplantı sıklığının fazla olmamasına dikkat edilmelidir. Acil bir durum yoksa rutin birim toplantıları arasında bir haftadan daha az süre bulunmamalıdır. Diğer kurumsal değerlendirme toplantılarının ayda bir defa yapılması yeterli olacaktır.
Toplantılarda kişiler değil öneriler tartışılmalıdır. Aksi takdirde toplantı odası bir mahkeme salonuna dönüşür. Toplantıya korka korka gelen insanlarla verimli ve üretken bir görüş ve öneri alışverişi yapılamaz.
Toplantı işin bir parçası olmalıdır. Gereksiz toplantılar yapılmamalıdır. Bu tür toplantılar angarya olarak görülür ve çalışanlarda bıkkınlık oluşturur.
Toplantılarda demokratik bir ortam oluşturulmalıdır. Oturma düzeni ve konuşma sırası katılımcıları rahatsız edici şekilde olmamalıdır. Toplantıda tüm katılımcılar eşit haklara sahip olmalıdır. Aksi takdirde orta ve alt kademelerdeki kişiler "dinleyici" veya figüran rolünü benimser. Bu tür toplantılarda bilinen çözümler tekrarlanır, yeni bir fikir ortaya çıkmaz.
Niyazi Altınışık ile iletişim kurmak için e-mail adresi: niyaziik@gmail.com
Yazarın Diğer Yazıları
İktibas Yazarlar
Namaz Vakitleri
İnsan Kaynakları
.jpg)
Şirket Kültürü
.jpg)
Kişisel Gelişim
.jpg)
Liderlik
.jpg)
İş Yönetimi
.jpg)
En Çok Okunanlar
En Çok Yorumlananlar
.jpeg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
|
Künye | Bize Ulaşın | Gizlilik İlkeleri     Copyright ©2012 yonetimhaber.com | | info@yonetimhaber.com Siteden yararlanırken gizlilik ilkelerini okumanızı tavsiye ederiz © 2011-2012, Tüm Hakları Saklıdır. |