Bugün: 21 Eylül 2017 Perşembe
Favorilerime Ekle | Künye | Reklam
Ana Sayfa | Yazarlar
Print Al
Planlamak ya da Planladığını Sanmak!



Özellikle hemen hemen herkes tarafından bilinen ancak uygulamaya alınması konusunda nedense zorlanılan, ünlü istatistikçi Walter Shewhart tarafından icat edilen ancak Dr. Edwards Deming tarafından üne kavuşturulan PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et- Önlem Al) döngüsünü hatırlatarak başlamak istiyorum.

Her şeyin bir başlangıcı ve bitişi olduğu ve her bitişin yeni başlangıçlar yarattığı bu sürekli iyileştirme döngüsü olan PUK֒nün hayatımızın her alanında kullanabildiğini hepimiz biliyoruz. Biliyoruz ama kullanabiliyor muyuz? İşte bu tartışılır.

Gerçekleşmesini düşündüğümüz her şeyin o kadar çabuk olmasını istiyoruz ki Japon atasözü olan “Planlamaya ayrılan on dakika uygulamada bir saat kazandırır.” sözünü unutuyor ve uygulamaya geçiyoruz. Uzun vadeli düşünemiyor anı yaşıyoruz. Bu sebeple de rotası belli olmayan bir gemi gibi rüzgârın götürdüğü yere gidiyoruz. Oysa hedefleri belli olan toplumlar, insanlar ve şirketler bu döngüyü bilinçli bir şekilde kullanabildiklerinde istedikleri yere istedikleri zamanda ulaşabiliyorlar. Öyle hemen değil. Hedef koymak sabır gerektirir. Hedefi gerçekleştirmek de iyi planlama gerektirir. Amaç; ulaşılmak istenen hedef için geleceği görmek, istemek, istenilen şeye kilitlenmek ve bunun için planlama yapmaktır.

Peki, Planlama nedir? diye baktığımızda birçok tanımı vardır. Ben tüm tanımları toparlayarak yazmak istiyorum. Hedefler doğrultusunda ve mevcut veriler ışığında geleceğe yön vermektir. 5N 1K metodunu kullanarak yapılmak istenenin önceden kararlaştırılmasıdır. Diyebiliriz.

Herkesin ağzına sakız olmuştur planlama. Peki, uygulamaya gelindiğinde acaba bunu yapabiliyor muyuz? Hem toplumlar, hem şirketler hem de kişiler gözünde planlamayı biraz anlatmak istiyorum.

Öncelikle toplumda yaşadığımız sorunlara baktığımızda her şey o kadar açık ki! Tamamlanamayan anayasamız, yerine oturmayan politikamız, oluşturulamayan eğitim sistemimiz, çözemediğimiz trafik sorunumuz, şehirleşemediğimiz şehirlerimiz ve sürekli değişen ama bir türlü iyileşemeyen daha birçok konudan bahsedebiliriz.

Ve yine soruyorum gençliğe,
” Gelecek 10 yıl için planınız nedir?” Klasik cevap: ”Bugünü kurtaralım yarına bakarız.” Bu yüzden de hep yarına bakıp bekliyorlar.

İşletmelere de soruyorum aynı soruyu ve cevap yine aynı. “Her şey o kadar çabuk değişiyor ki, biz bugünü nasıl kurtarırız diye bakarken siz yarından bahsediyorsunuz” diyorlar.

İşte tam bu aşamada Francais Bacon’a ait “Metodu olan topal, metotsuz koşandan daha çabuk ilerler.” atasözünü hatırlatmak istiyorum. İster toplum, ister kişi ve ister şirket olun mutlaka hedefler olmalı. Yoksa rüzgar nereye götürürse oraya gidilir. Oysa hedeflerdir toplumlara, kişilere ve şirketlere planları yaptıran.

Bir firmamda yaşadığım bir olayı anlatarak Planlamanın öneminden bahsetmek istiyorum:

İhracat ve iç piyasa satış ekibinin olduğu bir firmamda, alınan siparişler, imalat içinde ustabaşı ile konuşularak üretiliyordu. Firmanın işleyen bir planlama sistemi ve sorumlusu yoktu. Siparişi alan iç piyasa satış temsilcileri, iş emrini çıkararak ve acil olduğunu belirterek imalata gidip teslim ediyorlardı. Aynı şekilde ihracat sorumlusu da yapıyordu. İmalatın elinde bir sürü acil(!) iş emri oluyordu.

İç piyasa satış, işlerinin acil olduğunu belirtip baskı yaparken, ihracat da kendi işlerinin acil olduğunu söylüyordu. İmalat da kendini düşünüyor, peş peşe alabileceği siparişleri, insan ve makine kapasitesi ile temrin durumuna göre ayarlıyordu. Sonuçta; hiçbir sipariş tam kapatılmamış; ancak, başlanmış birçok sipariş oluyordu.

Tabii ki her zaman ihracat öncelikliydi; çünkü para peşin alınıyordu. Doğal olarak da onun siparişleri, üst yönetimin de baskısı ile önce hazır ediliyordu. Böylece iç satış ve ihracat çatışıyordu.

İyi bir planlama bölümü ve sistemleri olmaması nedeniyle de bu faaliyetler sürekli tekrar ediliyor; ancak bu işin planlama sistemi ile çözülebileceği düşünülmüyordu.

Sadece bu firmam için değil, daha birçok firmada (büyük ölçekli firmalar hariç) “Planlama” adı altında bir bölüm yoktur, biliyor musunuz? Aslında bu önemli bir problemdir ve genelde bu işleri patronlar yaparlar ya da satış ile imalat arasına sıkıştırılmış bir faaliyettir planlama… Çok da önemli değildir onlar için. Önemli olan siparişin alınmasıdır. Sonrası ise; nasıl olsa bir şekilde var olan sistem içinde imal edilir gönderilir. Onlar için sipariş gitti mi, iş tamamdır.

Fakat ilerleyen zamanlarda, başlarlar şikâyetlere:
• “Biz sipariş alıyoruz almaya ama zamanında gönderemiyoruz.”
• “Çok uzun sürüyor.”
• “Kapasitemizi aşıyoruz.”
• “Müşteri artık malını daha kısa sürede istiyor ama biz gönderemiyoruz.”
• “Sürekli mesai yapıyoruz.”
• “Yanlış, eksik malzeme gönderiyoruz.”
• “Stoklarımızı kontrol ettiğimizi sanıyor, son dakika golleri yiyoruz.”
• “Maliyetlerimiz çok yüksek.”
• “Zarar ediyoruz.”
• “Malımız da kaliteli ama yeterli satış yapamıyoruz.”

Sanıyorlar ki sipariş hiç bitmeyecek, müşteri de memnuniyetsizliğini hiç belirtmeyecek, böyle gelmiş böyle gidecek… Tüm bunlara rağmen sorunların “Planlama” eksikliğinden olduğunu düşünemiyorlar. Nasıl olsa patron siparişi alıyor, usta da üretince sanıyorlar ki her şey yolunda gidecek.

Sonra birileri gelip de
• “Nasıl planlama yapıyorsunuz?”
• “Ne kadar süre sonrası için plan yaptınız?
• “Kim yapıyor?”
• “Üretim nasıl bilgilendiriliyor?”
• “Nasıl takip ediyorsunuz?”
diye sormaya başlayınca, o zaman anlıyorlar aslında planlama yapmadıklarını da. Oysa bilinmesi ve kabul edilmesi gereken gerçek şudur: “Planlama” şirketin beynidir ve herkese teslim edilebilecek kadar basit bir iş değildir; bir uzman gözetiminde yapılması gereken bir iştir. Ey patronlar! Bırakın, bu faaliyetleri işin uzmanları yapsın. Sizler, yeni hedefler belirleyip stratejiler yaratıp şirketin geleceğini kurtarmaya çalışın. Şirketiniz zarara uğradığında da günah keçileri aramayın. Bu nedenle bu faaliyetin çok önemli olduğunun farkına vararak “Planlamayı” sakın atlamayın; çünkü doğru bir planlama, doğru bir sistem demektir.

Eğer bir şirkette iyi bir planlama sistemi yok ise işte tam bu sırada; planlama, imalat ve satış çatışmaları başlar. İmalat, planlamanın planına uymaz; satış, planlamayı geçer imalata acil işler verir… Çalışanlar ,“kalıp tak, kalıp çıkar” uğraşır durur. “Kalite Kontrol”, hangi ürünü takip edeceğini şaşırır. Acil siparişler depoda yığılmıştır. Müşteri almamıştır ya da acil diye alınan sipariş aslında acil değildir. Plansızlık nedeniyle stok oluşmuştur. Günü gelmiş ve gitmesi gereken ürün gidememiş, çalışacak ortam kalmamış, sinirler gerilmiş, mesailer başlamıştır. Maliyetler artmıştır ama kimsenin bunu görecek hali kalmamıştır; çünkü “Bir an önce sipariş bitsin ve müşteriye gitsin…”, istenen bu olmuştur.

Her seferinde bu gerginlik yaşanıp siparişin müşteriye gecikmeli de olsa gitmesi sonucunda her şey unutulmuş ve aynı şekilde çalışmaya devam edilmiştir. Herkes durumdan şikâyetçidir ama çözüm yoktur; çünkü her şey acildir ve vakit yoktur.

Yukarıda bahsettiğim PUKÖ döngüsünün “Planla” ve “Önlem al” adımlarının dışındaki “Uygula” ve kısmen de olsa “Kontrol Et” adımları içinde şirketler döner dururlar. Oysa şirketler bu dört adımı uyguladıkları gibi bir hisse kapılıp kendilerini kandırdıklarının farkına varamazlar. Hep “Planlama” yaptıklarını ve tekrar eden hataları “Önle”diklerini sanırlar.


Fadime Akbaş ile iletişim kurmak için e-mail adresi: fakbas@sistemkurma.com
Yazarın Diğer Yazıları
Aslında zordur bilmediğini söylemek...
<<  1 >> 
İktibas Yazarlar

İnsan Kaynakları
Şirket Kültürü
Kişisel Gelişim
Liderlik
İş Yönetimi
En Çok Okunanlar
En Çok Yorumlananlar
Künye | Bize Ulaşın | Gizlilik İlkeleri
Copyright ©2012 yonetimhaber.com | | info@yonetimhaber.com
Siteden yararlanırken gizlilik ilkelerini okumanızı tavsiye ederiz © 2011-2012, Tüm Hakları Saklıdır.